ДМИТРИЙ СЛИНЬКОВ
10 советов по построению отчетности
1
Разберитесь с базовыми группами отчетности и их подгруппами. Например,
Отчёты для маркетинга состоят из следующих подгрупп:

I. Анализ внешней среды: конкурентов и рынков
II. Исполнении маркетингового бюджета в разрезе конкретных рекламных кампаний
III. Отчеты по взаимодействию с отделами продаж: конверсии в клиентов, переданные на проработку продавцами лиды.

Отчёты для производства:
I. Исполнение производственных планов
II. План загрузки производственных мощностей
III. Фактическая загрузка мощностей

Отчёты по продажам:

I. Исполнение плана продаж
II. Воронка продаж
III. Взаимодействия с маркетингом (отчеты зеркальные маркетинговой третьей группе отчетов маркетинга): конверсии, эффективность каждого менеджера по продажам, коэффициент удовлетворенности клиентов.

Пусть упомянутая «зеркальность» отчетов продаж и маркетинга не вызывает у вас иллюзию избыточности. Даже если так оно и есть, в большинстве случаев «встречная отчетность» помогает в конечном счете обоим «столкнувшимся» подразделениям договариваться об общих цифрах и служит инструментом взаимного контроля.

2
Прежде всего разберитесь с перечнем стандартной отчетности предоставляемой вам в уже имеющихся системах. Например, в CRM, бухгалтерской, производственной системе. Насколько они гибки? Насколько отражают ваши потребности? Скорее всего, ответ на последний вопрос будет «в районе 30%». Это не потому, что все системы плохие. Некоторые из них даже не предполагают богатой встроенной отчетности поскольку все бизнесы разные и, как говорится, «на всех не угодишь». Разработчикам систем автоматизации бизнес-процессов подчас проще и эффективнее реализовать надежно работающий механизм интеграции со специализированными аналитическими системами, а самим сосредоточиться на корневом функционале. Итак, выходным результатом этого совета будет перечень ваших «хотелок» по отчетности — набор всего того, что вы не увидели в своих системах, а хотели бы.
3
Научитесь импорту данных в Excel, Access, Power BI. Это отдельная задача. Без неё вы не сможете данные инструменты изучить. Также важно знать что такое файл формата CSV. Отныне это будет ваш универсальный «обменник» информацией между системами.
4
Внимание! Самостоятельная работа с различными системами потребует от вас разобраться в вопросе кодировки символов, передаваемых CSV-файлами. Наиболее полное описание того, как это сделать описано в статье Mail.ru Group.
5
Научитесь «рисовать отчёты». Техническое задание превыше всего. Даже если это задание для себя любимого. Свой будущий отчет можно рисовать карандашом. А можно и в Excel — сразу станет понятна степень наглядности и достижимости того, что вы хотите в итоге получить.
    6
    Кстати о технических заданиях. Не лишним было бы разобраться со структурой проектной документации. Во-первых, рано или поздно ваши отчетно-аналитические инициативы превратятся в полноценный проект. К этому нужно быть готовым. А во-вторых, правильная постановка задачи еще ни разу не привела к неправильному её решению. Функциональные требования, техническое задание, проектное решение — всё это является предметом отдельного обучения, но на всякий случай в приложениях к данной книге есть шаблоны этих документов. Также вы можете присоединиться к закрытой группе в сети Фейсбук. Я приглашаю туда всех своих читателей. Давайте вместе организовывать взаимовыгодное сообщество!
    7
    Любой отчёт сначала попробуйте сделать самостоятельно. Это не так сложно, как кажется. Особенно когда вы прочитаете всю эту книгу и познакомитесь со всеми материалами по ссылкам.
    8
    Потренеруйтесь переводить PDF в Excel. Найдите данные расположенные в больших PDF-таблицах и задайтесь целью перенести эти данные в удобоваримую, легко поддающуюся фильтрации Excel-таблицу. Еще одно полезное упражнение — конвертировать, например, базу ваших потенциальных клиентов, со всеми их контактными данными, в почтовый сервис (например, в MailChimp). Поверьте, вы сталкнетесь с достаточным количеством трудностей, чтобы почувствовать мир данных. Впрочем, хорошие сервисы всегда обеспечат вас достаточно красноречивыми подсказками, чтобы не пришлось бросить такое упражнение на середине пути.
    9
    Посмотрите на свои таблицы в «сыром» виде. Прямо в виде записей (строчек) и полей (столбцов). Очень полезно самостоятельно занести несколько записей, скажем, в CRM-систему, а потом просмотреть любыми подручными средствами на эти записи: как именно они отразились в таблицах. Если используемая вами система облачная, просто выгрузите модифицированные таким вами таблицы в CSV-файл и просмотрите внимательно — как именно ваши данные хранятся и как именно они организованы.
    10
    Изучите основы HTML. В сущности, любой сайт, который вы просматриваете в Интернете — это определенным образом структурированные текстовые данные. Для того, чтобы мониторить вебсайты конкурентов или конвертировать такие данные, которые в принципе не содержат кнопку «скачать себе на компьютер», вам пригодится понимание HTML-разметки. Если что, курсы тут.
    Последовали всем советам этого раздела? А теперь постройте Аналитическую среду.
    Photo by rawpixel on Unsplash