ДМИТРИЙ СЛИНЬКОВ
10 советов по организации работы в Excel
«Знания — это сила, а знания, полученные из больших данных, — большая сила.»,
Джон Форман в книге «Много цифр. Анализ больших данных при помощи Excel»
1
Купите книгу для «продвинутых» Excel-пользователей. «Финансовое моделирование в Excel» Дмитрия Жарова даст вам гору бонусов не только в своем бизнесе, но и в работе по найму. Еще раз про найм: вместо вылизывания резюме — одна книга. И всё, вы в эйчаровских дамках!
2
Обязательно следуйте раз и навсегда установленным вами правилам раскрашивания и именования ячеек. Главное: обязательно заставляете следовать этим правилам всех своих коллег (даже если придется применить силу!).
3
Правила раскрашивания ячеек: все вычисляемые или закрытые для редактирования ячейки — белые. Есть такие ячейки, что если отобразить влияющие на них, образуется целый букетище входящих стрелок. Их лучше отмечать светло-голубым фоном. Вводимые параметры — зеленый фон; вычисляемые ячейки, значения которых также могут быть введены и вручную — розовый. Тем же цветом можно отмечать вообще все ячейки, которые имеют решающее значение и, как следствие, влияние на всю модель. Отметки «для себя», «не забыть переобдумать» и «не забыть перед отправкой перекрасить» — желтый. Служебные, черновые, не нуждающиеся в объяснениях третьим лицам расчеты — серенький фон. Выделять отдельный цвет для именованных ячеек — не нужно. Ведь они могут быть и параметром, и «для себя». Да, и тон всех цветов должен быть бледным, не надо «пестрить».

Раскрашивание ярлыков листов: обычно к типовому «серому» можно добавить не более двух цветов. И не забудьте про легенду цветов на первой, титульной, странице вашей модели! Кстати, вы еще не начали в каждой модели делать титульный лист-вкладку с оглавлением-ссылками на все листы? А зря!
Главный закон Excel-моделирования: любая модель становится непонятной, начиная с третьего дня её построения. Даже для её автора!
4
Правила именования ячеек: все параметры модели должны быть поименованы. В Excel-е ведется специальный словарь-реестр именованных ячеек. Нужно, чтобы формула выглядела не «=$E$2*$E$4», а «=Сумма*Кол_во». Разумные сокращения имён ячеек приветствуются. У меня есть свой пунктик: если ячейка используется более, чем в пяти вычислениях, это сигнал к тому, чтобы поименовать её.
5
Правила комментирования ячеек. Комментарии нужны и важны. Правда в том, что их мало кто читает, они копируются вместе с ячейками и почти никто и никогда эти комментарии не поддерживает в актуальном состоянии. Поэтому лучше концентрируйтесь на том, чтобы сам вид вашей модели, все заголовки, всё говорило само за себя — без необходимости комментирования. В крайнем случае, относитесь к комментариям как к «заметкам для себя любимой».
6
В модели, которую будут смотреть и анализировать еще кто-то кроме вас, никогда не ссылайтесь на другие файлы. Для проверки наличия/отсутствия ссылок на внешние файлы импортируйте свою модель в Google Sheets. Это в принципе даст качественную характеристику вашей модели. Если Sheets выдаст при этом кучу error-ов, значит что-то не так у вас в Excel-е.
7
Внешние данные. Возьмем курс доллара. Мало кто знает, что таблицы могут сами «подкачивать» курс ЦБ РФ на определенную дату. В Excel для этого нужно написать (или скопировать из Интернета) функцию Visual Basic. То же самое возможно и в Google Sheets. Последний, кстати, — очень удобная штука в плане взаимодействия таблицы с «внешним миром». Ваш покорный слуга в свое время написал на Google Sheets целый модуль, позволяющий в онлайне анализировать статистику постов клиентского блога, сопоставлять её с конкурентами и выводить на единый «дэшборд» ежедневную аналитику по маркетинговой активности. Такое можно сделать либо под угаром запредельной увлеченности, либо за деньги.
8
Усложняя, упрощайте. Сложные модели, содержащие более двадцати листов, практически неуправляемы. Обычно такие модели превращаются в симбиоз «человек+машина». В том смысле, что модель становится неотделима от того, кто её создал и поддерживает. Это создает довольно плодотворную почву для злоупотреблений и саботажей. Поэтому, даже если перед вами маячит «самый дэдлайнский дэдлайн», потратьте своё время на упрощение модели. Если упрощение невозможно, самое время обратиться к специализированным аналитическим системам.
9
Полноценная коллективная работа с таблицами возможна только в Google Sheets. В случае с Excel вам придется все время отправлять кому-то файлы, получать замечания, предложения и новые версии. Эти файлы нужно именовать «по науке». Первым словом должно быть название проекта. Желательно одно, не более одного слова. Лучше всего придумать проекту уникальный код, который будет всем понятен. Затем, после пробела, обязательно поставьте дату изменения файла в формате YYYYMMDD и никак иначе. Не стоит полагаться на автоматизм компьютера. К тому же, дата изменений — вещь довольно субъективная. Ставьте её самостоятельно, пожалуйста. Иначе запутаетесь. Кроме дат существуют еще и версии. Если вы интенсивно работает в течение одних суток, если постоянно обмениваетесь с коллегами своей моделью, присмотритесь к системе нумерации версий: [версия].[релиз]. Обычно, если я в качестве исполнителя меняю что-либо в модели сам, увеличиваю первую цифру — [версия]. А когда в модель внедряется что-то по просьбе клиента, увеличиваю вторую — [релиз].

Как нельзя именовать файлы: «Копия Основные цифры.xlsx», «Модель.xlsx»… Ну, вы поняли.
Хороший тон — на первом листе разместить содержание с активными ссылками на листы.
10
Обогатите возможности ваших таблиц и диаграмм такими дополнениями, как Macabacus, Think-Cell и аналогами. Это программы, которые преображают ваш Excel так, что он начинает генерировать красивые диаграммы, бесшовно интегрироваться с PowerPoint, автоматически генерировать содержание модели, проверять модель на целостность, предоставлять инструменты удобной (древовидной!) навигации по вашим таблицам и многое другое. Подробнее об этих возможностях мы поговорим с вами в главе 10 советов по презентации данных.
Немного посравниваем Excel и Google Sheets
Чем плох Google Sheets (по состоянию на конец 2018 года):
- нет трекинга зависимых и влияющих ячеек
- нет возможности ссылаться на другую таблицу-файл
- многие формулы отличаются от Excel — придется подучиться.

Чем он лучше Excel:
+ Онлайн связка с Google-презентациями и Google Docs реально экономит много времени в тех кейсах, когда вам нужно постоянно модифицировать и модель, и презентацию.
+ Коллективная работа над одной моделью с комментариями, обсуждениями и файл-чатами!
+ Работает контекстный поиск по содержимому файлов через Google Drive
+ Таблицы Google Sheets легко подключаются к большинству аналитических облачных сервисов (см. 10 советов по обучению бизнес-анализу). Просто скопируйте ссылку на Гугл-таблицу в такой сервис и вуаля — получайте отчетность и анализ в веб-формате.
Не новый совет, но пример
На моём веку команда стартаперов получила начальные инвестиции только потому, что бизнес-ангел увидел как тщательно они оформили свою модель в Excel. Все поля были раскрашены по правилу «ячейка ввода, ячейка параметров, ключевые переменные в поименованных ячейках», неактуальные расчеты вычищены и т. п. Бизнес-ангелу просто очень сильно надоело разбираться в моделях а-ля «здесь смотрим, тут не смотрим, а тут мы не это имели в виду».
Тщательность в подготовке бизнес-модели — признак обстоятельности её реализации!
Хотите заказать разработку управленческой отчетности?